近年来，市协同办公系统在各单位推广应用，协同办公系统建立的公文流转平台和邮件系统，构建了无纸化公文办公模式，部门间信息交流更加快捷，文件收发与管理等实现电子化流转，提高了办公效率，节约了办公成本。但仍然存在以下问题：

一、思想认识上仍有不足。部分单位对落实利用信息化手段、推行无纸化办公要求的认识不足，要求报送书面材料，不仅要通过协同办公系统报word电子版和领导签字盖章PDF版，还同时要求报纸质版；部分单位图省事方便，通过组建的微信群和QQ群发布公文，忽视平台应有的作用。

二、部分功能利用不够。如在发文环节，协同系统设置有完整的电子发文流程，但在日常工作中，尤其是多部门联合发文时，牵头部门经办人员拿纸质文稿在各部门找领导签字、盖章的现象还是比较多，耗费了宝贵的时间与精力，影响办公效率。

三、系统操作使用有困难。少数办公人员不够与时俱进，习惯于签阅纸质文件，对协同系统操作不熟练，部分功能不会操作。

为此，建议：

一、强化培训学习。定期开展线上线下学习培训，组织新入职人员、各单位新任办公室主任和收文员参加学习，熟练掌握系统各项功能操作。要求各单位要自行开展培训，确保办公人员掌握必备的基本操作，达到满足日常公文办理需要的要求。

二、制定工作规则。要发挥协同办公系统作用，明确公文（涉密的除外）一般都通过协同办公系统传阅、审批、会签、签发和归档，尽量减少纸质材料传递。要维护协同办公系统作用权威，明确系统发布、报送的电子版材料与纸质材料同等效力，公文（涉密的除外）一般通过协同办公系统一个渠道发布，相关单位可在微信群和QQ群发收文提醒，但不得发布公文。

三、优化系统功能。优化协同办公系统功能，降低学习时间成本和操作难度。(撰稿/初审：殷会夫 复审：胡泽平 终审：吴学勤)